Regulamin

REGULAMIN Konferencji ECE WARSAW 2023

Niniejszy Regulamin został sporządzony i opublikowany na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn. Dz.U.2020.344) i jest udostępniany za pośrednictwem strony internetowej ece-warsaw2023.eu, nieodpłatnie w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
Ilekroć w niniejszym Regulaminie uczestnictwa w Konferencji ECE Warsaw 2023 występują poniżej zdefiniowane pojęcia, należy je rozumieć następująco:
Organizatorzy – Izba Gospodarcza Handlowców, Przetwórców Zbóż i Producentów Pasz, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wspólnej 56, 00-684 Wwa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000116407, NIP: 5272102616, REGON: 012969507
Provider – dostawca Organizatora odpowiedzialny za obsługę strony internetowej i systemu płatności – MADOGZ sp. z o. o. ul. Ustrzycka 6, 02-141 Warszawa, KRS: 0000873332, NIP: 5213914790, REGON: 387697923
Konferencja ECE Warsaw 2023 (Konferencja) – wydarzenie realizowane offline przez Organizatorów, w dniach 12-13.10.2023 roku, w którym może wziąć udział każda osoba spełniająca warunki uczestnictwa niniejszego Regulaminu. Wydarzenie odbywa się wyłącznie w formie stacjonarnej, co oznacza, że nie ma części online.
Uczestnik – osoba fizyczna uprawniona do uczestnictwa w Konferencji.
Zdarzenia losowe – tzw. siła wyższa, rozumiana, jako sytuacja zewnętrzna, nadzwyczajna i trudna do przewidzenia, której skutkom nie można zapobiec nawet przy zachowaniu najwyższej staranności (w szczególności: trzęsienie ziemi, powodzie, pożary, katastrofy w transporcie, epidemie i pandemie, wojny i działania wojenne, stany wyjątkowe, zakazy i nakazy władzy państwowej dotyczące bezpieczeństwa państwa i obywateli, strajki powszechne).
Regulamin – niniejszy regulamin, tj. zbiór zasad i warunków uczestnictwa w Konferencji ECE Warsaw 2023, obowiązujący wszystkich Uczestników.
Zasady zakupu i korzystania z biletów – regulamin dotyczący oferowanych w ramach Konferencji płatnych usług w postaci biletów wejściowych lub stoisk wystawienniczych.
Zamawiający – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zgłosiła udział Uczestnika w Konferencji oraz wykupiła jedną lub więcej usług dla jednego lub wielu Uczestników.
Zgłoszenie – działania podjęte przez Zamawiającego, mające na celu wykupienie jednej z usług.
Potwierdzenie udziału – komunikat wysyłany do Uczestnika przez osoby upoważnione przez Organizatorów za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w trakcie Zgłoszenia, po wniesieniu opłaty za usługę przez Zamawiającego (mail z domeny ece-warsaw2023.eu)
Platforma – zespół usług, narzędzi i funkcjonalności dostępnych pod adresem: https://ece-warsaw2023.eu/ oraz w subdomenach ece-warsaw2023.eu , umożliwiających Uczestnikom w szczególności dostęp do: scen i wystąpień prelegentów; profilu swojego i innych uczestników; informacji o programie Konferencji.
Bilet wejściowy – wirtualny bilet z kodem QR, potwierdzający dokonanie wyboru jednego z pakietów usług świadczonych w ramach Konferencji przez Organizatorów tj.: Bilet wejściowy na konferencję, Bilet wejściowy na Galę Dinner, usługa w postaci stoiska wystawienniczego – Powierzchnia targowa oraz inne usługi świadczone przez organizatora. Bilet wejściowy zmieni formę z wirtualnego na fizyczny, podczas okazania kodu QR przy wejściu na Konferencje przez Uczestnika, wówczas Biletem wejściowym będzie badge z imieniem, nazwiskiem i nazwą firmy. Uczestnik zobowiązuje się do zabezpieczenia i opieki nad Biletem wejściowym i związanymi z nim poufnymi danymi, takimi jak: usługi przypisane do zakupionego Biletu wejściowego oraz niepodawania, nieujawniania, nie dzielenia się nimi z osobami trzecimi. Wszystkie ceny pakietów zostały zawarte w cenniku, który jest załącznikiem do niniejszego regulaminu.
Bilet wejściowy na konferencję – bilet uprawniający do uczestnictwa w części konferencyjnej/ targowej w dniach 12.10.2023 oraz 13.10.2023 w miejscu: EXPO XXI, ul. Ignacego Prądzyńskiego 12/14, 1-222 Warszawa. . Bilet ten nie zawiera Biletu wejściowego na Galę Dinner.
Bilet wejściowy na Galę Dinner – bilet uprawniający do uczestnictwa w uroczystej części wieczornej tj. w Gali Dinner wieczorem dnia 12.10.2023 w miejscu: Tor Służewiec, ul. Puławska 266, 02-684 Warszawa. Bilet ten nie zawiera Biletu wejściowego na konferencję.
Powierzchnia targowa – usługa w postaci stoiska wystawienniczego podczas Konferencji. Szczegóły dotyczące Powierzchni targowej są ustalane indywidualnie z zainteresowanymi Partnerami.
Konsument – osoba fizyczna, o której mowa w art. 22(1) Kodeksu cywilnego, tj. osoba fizyczna dokonująca zamówienia niezwiązanego bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową.
Umowa zawarta na odległość – umowa zawarta z Konsumentem w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie.
Ustawa o prawach konsumenta – ustawa o prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 r. (Dz.U.2020.0.287 t.j.).
Siła wyższa – oznacza zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, którego nie można było przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności wymaganej przy profesjonalnym świadczeniu usług, które to zdarzenie jest zewnętrzne zarówno w stosunku do Organizatora, jak i Uczestnika i któremu, działając z należytą starannością, nie można się przeciwstawić. Strony za zdarzenia siły wyższej w szczególności uznają: strajk, blokady dróg lub innych powszechnie używanych miejsc wjazdowych i wyjazdowych, wynik działań lub zaniechań administracji państwowej (np. zakazy ruchu, nakazy administracyjne mające na celu ochronę życia i zdrowia obywateli, brak zezwoleń), klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, odgórne zakazy zgromadzeń na szczeblu ogólnokrajowym i lokalnym, stany nadzwyczajne itp.
Klauzula informacyjna – informacje, do których podania Organizatorzy, jako współadministratorzy danych osobowych Uczestników są zobowiązani, zgodnie z art. 13 ogólnego Rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej RODO w zależności od celu i podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych).
§ 1 WARUNKI UCZESTNICTWA
I. Warunki formalne
1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest Zgłoszenie chęci udziału w Konferencji (dalej: Rejestracja) przez prawidłowe wypełnienie Formularza rejestracyjnego. W przypadku osób małoletnich rejestracji ich udziału może dokonać jedynie osoba będąca ich przedstawicielem ustawowym. Wszelkie zgody, o których mowa poniżej wyrażane przez zgłaszającego przedstawiciela ustawowego dotyczą małoletniego.
2. Rejestracji należy dokonać wyłącznie elektronicznie (online) na Formularzu Rejestracyjnym dostępnym na stronie internetowej Konferencji https://ece-warsaw2023.eu/
3. Rejestracja wymaga podania danych osobowych Uczestnika.
4. Rejestracja i potwierdzenie zapoznania się z Regulaminem jest równoznaczne z akceptacją przez zgłaszającego niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności dostępnej na stronie https://ece-warsaw2023.eu/ oraz zobowiązaniem się Uczestnika do ich przestrzegania.
5. Rejestracja udziału w Konferencji jest równoznaczna z wyrażeniem nieodpłatnej, nieograniczonej ilościowo, czasowo ani terytorialnie, zgody na nieodpłatne wykorzystanie, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika utrwalonego na zdjęciach oraz nagraniach wykonanych w trakcie Konferencji ECE Warsaw 2023, bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania, w celach informacyjnych, promocyjnych i reklamowych Konferencji. Powyższa zgoda obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności rozpowszechnianie w telewizji, prasie i Internecie, w tym na stronie internetowej Konferencji pod adresem https://ece-warsaw2023.eu/, serwisach otwartych, zamkniętych oraz w mediach społecznościowych Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, itp.
6. Osoby poniżej 15-stego roku życia mogą uczestniczyć w Konferencji wyłącznie przy obecności osób pełnoletnich. Organizatorzy rezerwują sobie prawo do zawieszenia obowiązywania tego punktu.
§ 2 UPRAWNIENIA I OBOWIĄZKI ORGANIZATORÓW
1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zamknięcia rejestracji na Konferencję w momencie osiągnięcia limitu Uczestników.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do uniemożliwienia udziału w Konferencji osób, które nie dokonały zgłoszenia przez Formularz rejestracyjny, zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
3. Program Konferencji opublikowany zostanie na stronie internetowej Konferencji pod adresem: https://ece-warsaw2023.eu/. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do dokonywania zmian programu Konferencji. Wszelkie zmiany ujawniane będą na bieżąco w miejscu publikacji. Dokonanie przez Organizatora zmiany programu nie stanowi podstawy do zwrotu opłaty w przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji.
4. W przypadku zdarzeń losowych Organizatorzy dopuszczają możliwość zmiany założeń organizacji Konferencji, w tym w szczególności terminu oraz sposobu jej przeprowadzenia. W takim przypadku Organizatorzy zobowiązują się do poinformowania Uczestników o wprowadzonych zmianach poprzez pocztę elektroniczną przesłaną na adres Zamawiającego podany w Formularzu rejestracyjnym w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany. Uczestnik w terminie 7 dni od powiadomienia o zmianie może złożyć rezygnację z udziału w Konferencji.

§ 3 UPRAWNIENIA I OBOWIĄZKI UCZESTNIKA KONFERENCJI
1. Dozwolone jest filmowanie i nagrywanie przebiegu Konferencji, wystąpień, prelekcji, wypowiedzi czy wizerunku innych Uczestników oraz wszelkich innych zdarzeń mających miejsce w trakcie odbywania się Konferencji.
2. Uczestnicy nie mogą odnosić się do innych Uczestników, prelegentów i Organizatorów konferencji w sposób naruszający godność lub sprzeczny z ogólnymi zasadami współżycia społecznego.
3. Uczestnicy są zobowiązani do zachowania w sposób nieutrudniający innym Uczestnikom udziału w Konferencji.
4. Użytkownik zobowiązuje się do niepodejmowania działań, które mogłyby powodować destabilizację usług realizowanych przez Organizatorów czy też podmiotów trzecich świadczących usługi dla Organizatorów, związane z organizacją Konferencji, bądź mogących w jakikolwiek sposób
utrudniać uczestnictwo w Konferencji innym Uczestnikom.
5. Uczestnik zobowiązuje się do niepodejmowania prób uzyskania dostępu do zasobów, usług, danych, do których nie ma uprawnień. Niedozwolone jest wysyłanie danych, w tym również zdjęć, filmów – relacji z wydarzenia do podmiotów trzecich, nie uczestniczących w Konferencji.
6. Uczestnik, który nie przestrzega zasad Regulaminu, może zostać wyproszony z Konferencji przez Organizatorów.
7. Uczestnik zobowiązuje się do wykonywania poleceń osób koordynujących z ramienia Organizatorów Konferencję, w szczególności poleceń dotyczących udziału w Konferencji, zachowania w trakcie prelekcji i innych niepożądanych czynności mogących mieć wpływ na odbiór Konferencji przez pozostałych Uczestników.
8. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wyproszenia z Konferencji Uczestnika, który narusza postanowienia Regulaminu. W takim przypadku, Uczestnikowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Organizatorów, w szczególności roszczenie zwrotu opłaty za Bilet wejściowy.
9. Niewykorzystanie, nieprzekazanie lub nieodebranie przez Uczestnika Biletu wejściowego lub
niewykorzystanie części usług dostępnych w ramach danego Biletu wejściowego, nie stanowi podstawy do zwrotu jego kosztów.
10. Uczestnik będzie identyfikowany przez dane podane podczas Rejestracji oraz przez posiadany Bilet wejściowy, a także dowolny dowód potwierdzający tożsamość.
11. Dostęp do określonych wydarzeń dodatkowych Konferencji dla Uczestnika jest uzależniony od posiadanego Biletu wejściowego. Rozszerzenie dostępu dla Uczestnika jest możliwe wyłącznie poprzez wykupienie Biletu wejściowego o danym zakresie usług.
12. Organizator zastrzega sobie prawo do wyproszenia z Konferencji Uczestnika, który będzie wzbudzał uzasadnione podejrzenie (z uwagi na swój stan, sposób zachowywania się, wypowiedzi), iż znajduje się pod wpływem narkotyków lub środków odurzających, alkoholu.
13. Ze względów bezpieczeństwa Organizatorzy mogą wprowadzić dodatkowe środki ostrożności oraz zasady udziału w trakcie Konferencji, jeśli takie działania będą wymagane przez obowiązujące przepisy prawa w tym decyzje administracyjne, mające w szczególności na celu bezpieczeństwo Uczestników. Uczestnik zobowiązany jest poddać się takim środkom ostrożności i przestrzegać ustalonych zasad. W przypadku niestosowania się do ustalonych procedur, Organizator zastrzega sobie prawo uniemożliwienia udziału Uczestnika w Konferencji i wydarzeniach z nią związanych.
14. Uczestnik, który podał swój adres e-mail w formularzu rejestracyjnym jednocześnie wyraża zgodę na otrzymywanie wiadomości e-mail od Organizatora w związku z udziałem w Konferencji.

§ 4 DANE UCZESTNIKA – IDENTYFIKATOR
1. Każdy Uczestnik Konferencji od momentu rejestracji na Konferencji posiada unikalny
identyfikator, którym jest kod QR, uprawniający do uczestnictwa w Konferencji.
2. Identyfikator zostaje przypisany do konkretnego Uczestnika w momencie dokonania przez niego zakupu Biletu wejściowego na Konferencję.
3. Identyfikator służy w pierwszej kolejności zapewnieniu właściwej obsługi Konferencji w szczególności w zakresie zapewnienia odpowiedniego uczestnictwa oraz weryfikacji uprawnień Uczestników przyznanych im w związku z zakupionym Biletem wejściowym. Kod QR stanowi także podstawę do wydania na miejscu wydarzenia fizycznego identyfikatora, którym będzie badge z imieniem, nazwiskiem i nazwą firmy.
4. Podanie przez uczestnika danych do rejestracji wiąże się z udostępnieniem przez Organizatorów danych osobowych Uczestnika przypisanych Partnerowi poprzez nadanie dostępu do bazy dedykowanej Partnerowi i ich przetwarzania w celu kontaktu z Uczestnikiem w trakcie i po Konferencji, zgodnie z Klauzulą Informacyjną.
5. Organizatorzy informują, iż Partner któremu, zgodnie z ust. 4 powyżej, zostały przekazane dane osobowe Uczestnika, powinien dopełnić obowiązku informacyjnego względem Uczestnika, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i/lub w zależności od podstawy i celu przetwarzania uzyskać stosowne zgody.

§5 ODSTĄPIENIE OD UMOWY SPRZEDAŻY NA ODLEGŁOŚĆ
1. Prawo do odstąpienia od zawarcia na odległość umowy o świadczenie usług drogę elektroniczną przysługuje wyłącznie Uczestnikowi, który dokonał zakupu jako Konsument.
2. Uczestnik będący Konsumentem ma prawo do odstąpienia od umowy zakupu Biletu wejściowego bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dokonania płatności tytułem zrealizowanego zakupu.
3. Do zachowania terminu odstąpienia od umowy wystarczy wysłanie przez Konsumenta oświadczenia przed upływem tego terminu na adres e-mail: info@ece-warsaw2023.eu z adresu mailowego podanego w formularzu rejestracyjnym podczas dokonywania zakupu.
4. W przypadku, o którym mowa w pkt.1 Organizator po otrzymaniu oświadczenia o odstąpieniu od umowy zakupu Biletu wejściowego przez Uczestnika, dokona blokady i następnie anulowania zakupionego Biletu wejściowego w systemie sprzedaży.
5. Organizator dokona zwrotu ceny uiszczonej przez Uczestnika tytułem Biletu wejściowego w terminie 14 dni od daty odstąpienia przez Uczestnika na rachunek bankowy wskazany przez Uczestnika w oświadczeniu o odstąpieniu lub w przypadku braku takiej danej na rachunek bankowy, z
którego zapłata, tytułem zakupu została zrealizowana.
6. W przypadku, gdy termin wskazany w ust. 1 upływa w dniu rozpoczęcia Konferencji lub później, ostatnim dniem odstąpienia od umowy jest dzień poprzedzający rozpoczęcie Konferencji do godziny 23.59 i z tym momentem Konsument traci prawo do odstąpienia, czego jest świadom i wyraża na to zgodę.
7. W dniu rozpoczęcia Konferencji, z uwagi na okoliczność rozpoczęcia realizacji usługi zgodnie z terminem wskazanym na bilecie przez Organizatora, odstąpienie nie jest już możliwe.
8. Prawo odstąpienia przysługuje wyłącznie osobie, która dokonała nabycia Biletu wejściowego poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego na stronie https://ece-warsaw2023.eu/ oraz wyboru danego pakietu. Do wykonania prawa odstąpienia nie są uprawnione osoby, na które Bilet wejściowy został przetransferowany.
9. Aby zachować termin do odstąpienia od umowy wystarczy, aby Uczestnik wysłał informację dotyczącą wykonania przysługującego mu prawa odstąpienia od umowy przed upływem terminu do odstąpienia od umowy według następującego wzoru:
– imię i nazwisko
– adres
– numer rachunku bankowego
– oświadczenie o treści
Niniejszym składam oświadczenie o odstąpieniu od
umowy zakupu zawartej dnia [data]. Uiszczoną cenę
proszę zwrócić na mój rachunek bankowy.
– podpis

§6 ZMIANA REGULAMINU
1. Organizatorzy są uprawnieni do zmiany Regulaminu Konferencji ECE Warsaw 2023 i zmiana ta staje się skuteczna w terminie wskazanym przez Organizatorów w momencie opublikowania Regulaminu na stronie internetowej Konferencji.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnej przyczyny, jaką jest m.in.:
a. konieczność dostosowania Regulaminu do przepisów prawa mających bezpośredni wpływ na Regulaminu i skutkujących koniecznością zmodyfikowania Regulaminu w celu zachowania zgodności z prawem;
b. konieczność dostosowania Regulaminu do zaleceń, nakazów, orzeczeń, postanowień, interpretacji, wytycznych lub decyzji uprawnionych władz publicznych;
c. zmiany w organizacji Konferencji, mające wpływ na realizację uprawnień Stron;
d. zmiana warunków technicznych świadczenia usług drogą elektroniczną;
e. konieczność usunięcia niejasności, błędów lub omyłek pisarskich, które ewentualnie wystąpiłyby w Regulaminie;
f. zmiana danych teleadresowych, nazw, numerów identyfikacyjnych, adresów elektronicznych lub linków zamieszczonych w Regulaminie;
g. przeciwdziałanie nadużyciom;
h. poprawa obsługi Użytkowników/Klientów;
i. zmiana procesu zawierania umów za pośrednictwem Platformy.
3. O zmianach Regulaminu i ich zakresie zarejestrowani na Konferencję Uczestnicy będą powiadomieni drogą elektroniczną (na wskazany przy rejestracji e-mail).
4. Zmieniony Regulamin jest wiążący dla zarejestrowanego Uczestnika, który nie wypowie umowy na świadczenie usługi drogą elektroniczną (zakupiony Bilet wejściowy) przed datą wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Termin wejścia w życie zmienionego Regulaminu będzie wynosić co najmniej 7 dni od daty powiadomienia o zmianie Regulaminu dokonanego zgodnie z ust. 2 powyżej.
5. Regulamin jest udostępniany Użytkownikom nieodpłatnie i nieprzerwanie na stronie internetowej https://ece-warsaw2023.eu/, w sposób umożliwiający Użytkownikom jego pozyskanie i odtwarzanie oraz utrwalenie jego treści w każdej chwili.
§ 7 REKLAMACJE
1. Reklamacja składana przez Uczestnika w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usług z przyczyn leżących po stronie Organizatorów powinna zawierać co najmniej następujące elementy:
a. imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby składającej reklamację,
b. e-mail Uczestnika, którego dotyczy reklamacja,
c. przedmiot reklamacji z uwzględnieniem okoliczności uzasadniających roszczenie,
d. podpis osoby składającej reklamację oraz datę.
2. Reklamacja powinna zostać przesłana pocztą elektroniczną na adres e-mail: info@ece-warsaw2023.eu lub tradycyjną na adres korespondencyjny jednego z Organizatorów.
3. Odpowiedź zostanie udzielona w formie, w jakiej Organizator otrzymał zgłoszenie reklamacji, na adres (e-mail lub pocztowy) podany w zgłoszeniu.
4. Reklamacja zostanie rozpatrzona i doręczona w terminie 14 dni od daty otrzymania pisemnego zgłoszenia, o ile stosowne przepisy nie wyznaczają innego terminu.
5. W sytuacji, w której do rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji niezbędne jest uzyskanie od Uczestnika dodatkowych wyjaśnień, termin na ustosunkowanie się do zgłoszenia ulega dodatkowo przedłużeniu o czas udzielania wyjaśnień przez Uczestnika.
§ 8 ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z niniejszego Regulaminu oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa Organizatorzy ponoszą odpowiedzialność za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania świadczeń w ramach Konferencji, chyba, że wykazane zostanie, iż nie można było zapobiec szkodzie pomimo dołożenia należytej staranności.
2. Z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z niniejszego Regulaminu oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za:
a. szkody wynikające z działań lub zaniechań osób, za które Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności,
b. szkody spowodowane działaniem Siły Wyższej.
3. Zgodnie z art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego odpowiedzialność Organizatora z tytułu rękojmi wobec Uczestnika niebędącego Konsumentem zostaje wyłączona.
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody w postaci utraconych korzyści, wydatków następczych, niemożności korzystania, opóźnień itp. (lucrum cessans).
5. Odpowiedzialność Organizatorów w stosunku do Uczestnika niebędącego Konsumentem, bez względu na jej podstawę prawną, jest ograniczona – zarówno w ramach pojedynczego roszczenia, jak również za wszelkie roszczenia w sumie – do wysokości zapłaconej Ceny.

II. Zasady zakupu i korzystania z usług
§1 Wykupienie usług
1. Warunkiem wykupienia usług (wymienionych na stronie internetowej) jest zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji w Formularzu Rejestracyjnym, jego prawidłowe wypełnienie, zaznaczenie w Formularzu Rejestracyjnym opcji oraz wniesienie odpowiedniej opłaty wg obowiązującego cennika zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji.
2. Zaznaczenie w Formularzu Rejestracyjnym potwierdzenia zapoznania się z Regulaminem, jest równoznaczne z akceptacją przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.
3. Organizatorzy udostępniają do sprzedaży ograniczoną liczbę usług.
4. Organizatorzy mają prawo do udzielania rabatów przy zakupie Biletu wejściowego, zgodnie z aktualną polityką sprzedażową.
6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do umożliwienia Uczestnikowi dokonania zmiany jednego rodzaju usług z mniejszym zakresem świadczeń na usługę z szerszym zakresem świadczeń w oparciu o zasady ustalone dla takiej zmiany, z tym zastrzeżeniem, że w przypadku skorzystania z takiej możliwości, Uczestnik traci uprawnienie w postaci możliwości Transferu. Po dokonaniu zmiany usługi Uczestnika obowiązują zasady Regulaminu dla nowej usługi.
§2 Płatność i wpisanie na listę Uczestników
1. Wpisanie na listę Uczestników, posiadających jeden z rodzajów Biletu wejściowego następuje po wpłynięciu opłaty na rachunek bankowy Providera – MADOGZ sp. z o. o. ul. Ustrzycka 6, 02-141 Warszawa, KRS: 0000873332, NIP: 5213914790, REGON: 387697923. Zamawiający zostanie poinformowany przez Organizatora za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres podany w Zgłoszeniu, o fakcie wpisania na listę Uczestników.
2. Zasady rezerwacji i zakupu powierzchni targowych:
a. Uczestnik może zarezerwować dowolną z usług do 1 września 2023 roku. W przypadku pytań, Uczestnik może wysłać e-maila na adres grain@izbazp.pl lub dokonać rezerwacji online na stronie www.ece-warsaw2023.eu.
b. Wszyscy Uczestnicy, którzy dokonali rezerwacji są zobowiązani do wpłacenia depozytu w wysokości 50% w ciągu 15 dni od daty zakontraktowania. Pozostała kwota musi być wpłacona do 31.01.2023 roku.
c. Uczestnicy, którzy dokonają rezerwacji po 31.01.2023 r. będą mieli 15 dni na dokonanie pełnej płatności za rezerwację.
d. Termin nadsyłania logotypów, reklam i innej dokumentacji mającej pojawić się w Katalogu Wystawców zakończy się 1.07.2023 r.
5. W przypadku rezerwacji dokonanych po 1.07.2023 r., Organizator nie zagwarantuje ich obecności w Katalogu Wystawców, ale gwarantuje ich obecność w cyfrowych nośnikach wydarzenia: stronie internetowej i aplikacji.
3. Zasady anulowania rezerwacji powierzchni targowej:
a. Każda rezerwacja stoiska lub sponsoringu może zostać anulowana w ciągu 30 dni od daty rezerwacji bez opłat za anulowanie rezerwacji.
b. Od 31.01.2023 r. Organizator będzie pobierał 50% opłatę za anulowanie rezerwacji.
c. Od 31.03.2023 r. Organizator będzie pobierał 80% opłaty za anulowanie rezerwacji.
d. Każda rezygnacja dokonana w dniu 1.04.2023 lub po 1.04.2023 r. spowoduje pobranie 100% opłaty za rezygnację.
4. Wszystkie dodatkowe usługi (w tym m.in. zakup pokoi hotelowych, usług cateringowych i wszystkich innych dodatkowych usług), podlegają 100 % przedpłacie i nie podlegają zwrotowi.
5. Wszystkie ceny w cenniku podanym na stronie internetowej: https://ece-warsaw2023.eu/ są cenami netto i zostają powiększone o lokalny podatek VAT w wysokości 23 %.
6. Organizator może wystawić fakturę VAT na podane przez Uczestnika dane.
§3 Transfer usług
1. Możliwy jest transfer wszystkich odpłatnych usług.
2. Transfer usług jest możliwy na dowolnego Uczestnika.
3. Transfer usług możliwy jest pod warunkiem posiadania usługi oraz umieszczenia w odpowiednim formularzu wymaganych przez Organizatorów informacji dotyczących osoby otrzymującej usługę.
4. Uczestnik przyjmujący usługę, zobowiązany jest do akceptacji regulaminu dostępnego na stronie internetowej Konferencji https://ece-warsaw2023.eu/ oraz zobowiązuje się do jego przestrzegania. W odniesieniu do przetwarzania danych osobowych, Uczestnik przyjmujący usługę otrzyma klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w celu wykonania usługi po zarejestrowaniu obecności poprzez przesłanie jej na adres e-mail Uczestnika.
5. Każda usługa może być transferowana wielokrotnie.
6. Ostatecznym terminem transferu wszystkich usług jest data: 10.09.2023 roku. Termin może zostać zmieniony przez Organizatora.
§4 Wymiana Biletu wejściowego
1. Uczestnik Konferencji może po dokonanym zakupie Biletu wejściowego dokonać jego wymiany, z
zastrzeżeniem, iż wymiana Biletu wejściowego może zostać zrealizowana wyłącznie na pakiet o wyższym standardzie i wartości.
2. Celem wymiany Biletu wejściowego Uczestnik zobowiązany jest do uiszczenia opłaty będącej różnicą pomiędzy ceną wykupionego Biletu wejściowego a ceną wyższego pakietu.
3. Różnica w cenie będzie obliczana w oparciu o cenę wymienianego Biletu wejściowego i cenę pakietu, na który wymiana następuje, obowiązującą w dacie dokonywania wymiany Biletów wejściowych.
4. Ostatecznym terminem wymiany Biletów wejściowych jest: 10.09.2023 roku.
§5 Wykupienie usługi „Gala Dinner”
Organizatorzy oferują, w usłudze „Gala Dinner” zwanego dalej też Galą, stanowiącej osobne odpłatne świadczenie Organizatorów na rzecz Uczestnika, uczestnictwo w uroczystej wieczornej Gali, odbywających się w ramach ECE Warsaw 2023. Informacje na temat Gali są opublikowane na stronie internetowej Konferencji: https://ece-warsaw2023.eu/gala-dinner/
1. Warunkiem wykupienia usługi „Gala Dinner” jest zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji w Formularzu Rejestracyjnym i wybranie w Formularzu Rejestracyjnym opcji „Gala Dinner” oraz uiszczenia ustalonej opłaty.
2. Wybranie opcji „Gala Dinner” w Formularzu Rejestracyjnym i potwierdzenie zapoznania się z Regulaminem, jest równoznaczne z akceptacją przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.
3. Organizatorzy udostępniają do sprzedaży ograniczoną liczbę Biletów wejściowych na Galę. Oferta sprzedaży pakietu „Gala Dinner” obowiązuje do momentu jej wyczerpania.
4. Organizatorzy mają prawo do udzielania rabatów przy zakupie pakietu „Gala Dinner”, zgodnie z aktualną polityką sprzedażową.
§6 Płatność i wpisanie na listę Uczestników
1. Wpisanie na listę uczestników Gali następuje po wpłynięciu opłaty na rachunek bankowy Providera – MADOGZ sp. z o. o. ul. Ustrzycka 6, 02-141 Warszawa, KRS: 0000873332, NIP: 5213914790, REGON: 387697923. Zamawiający zostanie niezwłocznie poinformowany przez jednego z Organizatorów za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres podany podczas rejestracji o fakcie wpisania na listę Uczestników.
§7 Transfer usług „Gala Dinner”
1. Transfer pakietu „Gala Dinner” możliwy jest pod warunkiem posiadania pakietu oraz umieszczenia w odpowiednim formularzu niezbędnych do udziału w Konferencji, informacji dotyczących osoby otrzymującej usługę.
2. Zasady transferu usług zostały określone w niniejszym dziale w § 3 ust. 4-6 i mają
zastosowanie do transferu pakietu „Gala Dinner”.
§8 Zmiana Uczestnika
1. W przypadku braku możliwości udziału w Konferencji i skorzystania z pakietu „Gala Dinner” z przyczyn niezależnych od Uczestnika, Organizatorzy dopuszczają możliwość udziału w Konferencji i skorzystania z usług „Gala Dinner” innego Uczestnika wskazanego przez Zamawiającego. W taki przypadku należy skorzystać z opcji Transfer usługi.
III. Informacje dodatkowe dotyczące płatności
1. W przypadku odwołania Konferencji, z zastrzeżeniem, iż nie dotyczy to odwołania Konferencji w związku z zaistnieniem zdarzenia losowego, kwota wpłacona na rachunek bankowy Organizatora zostanie zwrócona najpóźniej w terminie 30 dni roboczych od planowanej daty Konferencji, na rachunek bankowy, z którego nastąpiła wpłata. Momentem dokonania zwrotu jest moment złożenia dyspozycji przelania środków na ww. rachunek.
2. Płatności elektroniczne obsługuje operator płatności TPay S.A lub inny wybrany przez Organizatora.
3. Płatność może być dokonana według wyboru Zamawiającego: kartą kredytową, przelewem elektronicznym lub przelewem tradycyjnym.
4. W przypadku konieczności zwrotu kwoty wpłaconej elektronicznie, zwrot zostanie wykonany przy użyciu tego samego kanału płatności.
5. W celu dokonania płatności konieczne jest wyrażenie stosownych zgód w tym zakresie publikowanych przez operatora płatności. Za dane przetwarzane przez operatora płatności Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności.
IV. Informacje dodatkowe
1. W przypadku zdarzeń losowych Organizatorzy dopuszczają możliwość zmiany założeń organizacji Konferencji i usług, w tym terminu oraz sposobu ich realizacji. W takim przypadku Organizatorzy zobowiązują się do poinformowania Zamawiającego o wprowadzonych zmianach za pośrednictwem poczty elektronicznej przesłanej na adres Zamawiającego podany w Zgłoszeniu. Zamawiający ma prawo do rezygnacji z uczestnictwa w terminie 7 dni roboczych od otrzymanej informacji. Zgłoszenie następuje w sposób wskazany w przesłanej informacji. Brak rezygnacji jest równoznaczny z akceptacją wprowadzonych zmian. Nie zaakceptowanie zmian oznacza rezygnację przez Uczestnika z udziału w Konferencji oraz usług objętych Biletem wejściowym, którego wyboru dokonał Uczestnik oraz uprawnienie do żądania zwrotu uiszczonej ceny od Organizatorów w ustawowym terminie.
2. Bez pisemnej zgody jednego z Organizatorów zabronione jest sprzedawanie lub udostępnianie przez Uczestnika innym Uczestnikom świadczeń objętych jedną z usług płatnych.
3. W przypadku nieskorzystania przez Uczestnika z całości lub części świadczeń oferowanych w pakietach Biletów wejściowych, w tym również pakietu „Gala Dinner”, Zamawiającemu nie przysługuje zwrot opłaty za nie.
4. Zamawiający oraz Uczestnik/cy ponoszą pełną, solidarną odpowiedzialność za dokonane, przez Uczestnika/ów zgłoszonych przez niego do skorzystania z Biletów wejściowych, w tym również pakietu „Gala Dinner”, działania, które zostały podjęte przez nich podczas Konferencji a mające lub mogące mieć wpływ na uczestnictwo w Konferencji, jej organizację i realizację.
5. Ewentualne spory wynikające z umów zawartych w oparciu o postanowienia Regulaminu Uczestnictwa w Konferencji ECE Warsaw 2023 rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
7. Zamawiający wyraża zgodę na otrzymywanie faktur VAT wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Regulamin obowiązuje od dnia jego publikacji.